Om de functie van office manager bij Kaltenbach Benelux te vervullen, schakelde Ryan Ordelmans, Managing Director van Kaltenbach Benelux en Board Member van het moederbedrijf in Duitsland, Allegro Talent in. ‘Mijn ervaring is dat een gespecialiseerd werving- en selectiebureau zeker toegevoegde waarde heeft’, vertelt Ryan.

‘Nee, wij hebben niet eerst zelf gezocht’, vervolgt Ordelmans, ‘op advies van een oud-collega heb ik direct Anja Venhoeven van Allegro Talent benaderd. Met haar hulp hebben wij gericht en efficiënt gevonden wie wij zochten. Wij stellen hoge eisen aan een office manager. Om een goed beeld te krijgen van onze wensen en eisen heeft Anja stevig doorgevraagd naar de beoogde expertise en persoonlijke eigenschappen van een kandidaat, maar ook naar de bedrijfscultuur en de fase waarin ons bedrijf zich bevindt. Allegro Talent heeft een uitgebreid netwerk van hoge kwaliteit, waardoor zij snel kon schakelen. In heel korte tijd kregen wij drie uitstekende kandidaten met veel ervaring aangereikt. De keuze hebben mijn collega en ik gemaakt na een aantal persoonlijke gesprekken, dat kan niet op basis van een cv alleen. De kandidaten pasten alle drie in het plaatje, maar het gevoel bij Anke Smit gaf de doorslag. Wij moeten tenslotte nauw met elkaar samenwerken en dat kan alleen als er een klik is.’

Coördineren en bewaken

Kaltenbach, in 1887 opgericht als Duits familiebedrijf, is fabrikant en leverancier van machines voor de bewerking van metaal Inmiddels is het een internationaal concern met drie productiebedrijven, tien dochterondernemingen en consultants in ruim 50 landen. Ordelmans: ‘In 2009 heeft Kaltenbach Gietart Machinebouw in Hengelo overgenomen. Naast de productie van complexe straal- en conserveringsinstallaties is hier het sales- en servicekantoor van Kaltenbach Benelux ondergebracht. ‘Wij zijn een groeiend bedrijf, wat heel bepalend is voor de functie van office manager. Anke speelt een grote rol bij het optimaliseren van processen. Dat wil zeggen: zij moet er dus tegen kunnen dat niet alles perfect is’, legt Ordelmans uit. ‘Daarom zochten wij iemand die zelfstandig kan werken en kan inschatten wanneer zij zelf een beslissing kan nemen. De functie van office manager is in de loop der tijd veranderd. Het niveau van de office manager is toegenomen, de functie heeft zich ontwikkeld van een uitvoerende naar een meer coördinerende en bewakende rol. Naast de secretariële ondersteuning zorgt Anke bij Kaltenbach onder meer voor vergaderdiscipline, bewaakt zij acties en coördineert zij de implementatie van nieuwe procedures. Zij geeft duidelijkheid en structuur en ontzorgt mij.’

Flexibel

Omdat Ryan deel uitmaakt van het management team van het Duitse moederbedrijf, heeft Anke ook veel te maken met Duitse collega’s. ‘Een office manager binnen Kaltenbach moet vreemde talen beheersen, maar nog belangrijker is het gevoel voor verhoudingen en diplomatie. De activiteiten van Kaltenbach worden steeds mondialer: vorig jaar opende het bedrijf een vestiging in China, maar daar blijft het niet bij. ‘Door de internationalisering verwachten wij dat onze office manager zeer flexibel is. Een negen tot vijf baan is het zeker niet!’