Rachel Liedenbaum zit duidelijk op haar plek bij Roset in Hengelo, waar ze sinds een klein jaar werkt. De helft van haar tijd ondersteunt ze directeur Wyco de Vries, de andere helft besteedt ze aan projectcoördinatie. ‘Ik pak alles aan, dat maakt mijn werk heel afwisselend. Precies wat ik leuk vind.’

Een jaar geleden legde Wyco de vacature voor management assistente bij Allegro Talent neer. ‘Ik kende Allegro Talent zelf niet, maar het bedrijf was vroeger in ditzelfde pand gehuisvest’, vertelt hij.  ‘Een collega wist zich dat nog te herinneren en zo kwam ik in contact met Anja Venhoeven. Ik heb haar aangegeven wat ik wilde en het profiel uitgelegd. Roset werkt aan het organiseren en verbeteren van samenwerking in verandertrajecten in de zorg. Wij faciliteren en coördineren tussen verschillende zorgpartijen. Met de overtuiging dat meer betrokkenheid van zorgaanbieders bij elkaars vraagstukken uiteindelijk meer zorgwaarde creëert voor burgers en patiënten. Dat doel is gemeenschappelijk, de weg er naar toe is waar de mensen van Roset actief zijn. Hoewel Roset in de zorgsector werkt, zocht ik niet per se iemand die daar ervaring mee had. Eerder iemand met ervaring in een commerciële omgeving, die ondernemend is en uit deze streek afkomstig.’

Wyco ontving drie cv’s van Allegro Talent, waaronder die van Rachel. ‘Het waren stuk voor stuk prima cv’s. Rachel had al veel ervaring als secretaresse en het klikte met haar. Dat vonden ook mijn twee andere collega’s die met haar hebben gesproken. Die klik is belangrijk, ook al moet je in het begin altijd aan elkaar wennen’, aldus Wyco. ‘Maar gelukkig kunnen we elkaar heel direct benaderen en op dingen aanspreken.’ Dat kan Rachel beamen. ‘Wyco was de afgelopen twee jaar gewend geweest om veel zelf te doen, dus we hebben onze werkwijzen op elkaar moeten afstemmen. Wat dat betreft heb ik nog een advies voor managers: vertrouwen en verantwoordelijkheid moet natuurlijk groeien, maar als je kiest voor ondersteuning, moet je het ook uit handen geven.’

Kans

Haar werkervaring heeft Rachel opgedaan in diverse functies. ‘Mijn eerste baan was die van administratief medewerker, maar daar lag mijn ambitie niet. Ik ben daarna als junior secretaresse aan de slag gegaan en heb de opleiding bij Schoevers gevolgd, want ik wilde mij verder ontwikkelen. Bij mijn laatste werkgever had ik het niet zo naar mijn zin, het bedrijf paste niet echt bij mij. Dus toen Allegro Talent mij polste of ik beschikbaar was voor Roset, heb ik daarop positief gereageerd. Zulke leuke functies liggen niet voor het oprapen. Ik werk normaal gesproken drie dagen op kantoor, maar als ik wil en het komt zo uit, kan ik ook thuis de laptop openklappen. Dat is tegenwoordig prima te doen. Met Skype ben je overal bereikbaar.’

Gevarieerd

De taken die Rachel bij Roset uitvoert, zijn heel divers: van werkzaamheden die horen bij secretariële ondersteuning zoals agendabeheer, notuleren, organiseren van bijeenkomsten en ondersteunen van de stuurgroep, tot contacten met klanten en het nakijken van offertes. Wyco: ‘We zijn een klein team. Dat betekent per definitie dat er meer verschillende werkzaamheden op je bord liggen dan in een grote organisatie. Dat geldt voor elke functie, ook voor die van Rachel. Zij moet het niet erg vinden om buiten haar eigen takenpakket dingen op te pakken.’ Rachel lacht. ‘Dat vind ik juist de uitdaging! Zo ga ik me de komende tijd verdiepen in de nieuwe AVG-wetgeving, die gaat over privacygevoeligheid en hoe om te gaan met persoonsgegevens. Ik ga uitzoeken wat dit betekent voor Roset.’

Stellig

Over het algemeen is het vak van secretaresse aan het veranderen. Denken Wyco en Rachel dat het vak in de toekomst nog bestaat? Rachel antwoordt direct: ‘Ik denk dat een directeur niet zonder secretaresse kan, als zij goed in haar vak zit.’ Wyco: ‘Nou, dat is wel heel stellig!’ Rachel: ‘Een secretaresse zorgt ervoor dat een directeur zijn werk goed kan doen.’ Wyco: ‘Als je het zo bedoelt, ben ik het met je eens. Doordat de secretaresse werkzaamheden uit handen neemt, kunnen anderen zich focussen op het werk waar zij goed in zijn. Daardoor kunnen ze sneller en meer werk opleveren dan ze aanvankelijk hoefden te doen. Ik denk dat de functie van secretaresse bij Roset vooralsnog gelijk blijft. Misschien verandert dat als de organisatie groeit en komen er ooit taken bij op het gebied van communicatie of HRM.’

Advies

Aan het eind van het gesprek wil Rachel graag een goed advies meegeven voor jongere collega’s. ‘Ga niet op zoek naar de perfecte set-up. Achter een vacaturetekst zit misschien een hele carrière. Blijf jezelf uitdagen door steeds nieuwe dingen te doen. Maak je eigen functie door jouw kwaliteiten en door het werk dat je naar je toe trekt. Stel je open voor wat er meer kan komen en ga steeds een stapje verder. De mate waarin je teleurstellingen kunt managen en kunt inspelen op veranderende situaties, maakt je een goede of minder goede secretaresse.’