Algemeen directeur Henk Janssen en management assistent Mascha Vlaanderen kunnen met elkaar lezen en schrijven. Dat is niet zo gek, want ze werken al tien jaar samen bij Indes in Enschede. In die periode is het bedrijf veranderd en daarmee ook de functie van Mascha. ‘Het MT notuleert nu zelf'.

Indes ontwikkelt en levert innovatieve producten waarop mensen moeten kunnen vertrouwen ten behoeve van de medische sector, welzijn en mobiliteit. Mascha werd in 2006 via Allegro Talent bij Indes geplaatst als directiesecretaresse ter ondersteuning van de algemeen directeur en het MT. Henk legt uit: ‘Als het gaat om zo’n vertrouwenspositie, heb je een topper nodig, iemand die integer en stressbestendig is. En ook iemand die kan meegroeien met het bedrijf. Allegro Talent levert kandidaten met deze kwaliteiten. Het proces zelf is trefzeker en bespaart veel tijd. Ik hoop dat Mascha nog lang blijft en dat we Allegro Talent niet nodig hebben, maar anders zou ik het bureau zo weer inzetten.’

Verschillend

Indes heeft een enorme groei doorgemaakt, van ontwerpbureau tot een internationale organisatie met deelnemingen in verschillende bedrijven. Ook is de directie onlangs uitgebreid met een vrouwelijke collega. ‘Ik werk nu zowel voor Henk als voor Tinka’, vertelt Mascha. ‘Henk ken ik natuurlijk heel goed. Ik zie direct als hij binnenkomt of hij goed in zijn vel zit, of iets minder. Bij Tinka moet dat nog komen. Het zijn heel verschillende persoonlijkheden, maar ik kan me makkelijk aanpassen. Dat de een op een andere manier werkt dan de ander, vind ik geen probleem.’

Compromis

Mascha begon in een fulltime functie, maar nadat zij kinderen had gekregen, wilde ze graag minder gaan werken. ‘Daar was ik het eerst niet mee eens’, aldus Henk, ‘ik vond dat zij in deze functie vier dagen aanwezig moest zijn. We zijn tot een compromis gekomen: Mascha is drie dagen op kantoor, maar op de dagen dat zij thuis is, kan ik haar bellen bij een spoedklus. Haar parttime-aanwezigheid heeft ook geleid tot een verschuiving in de werkzaamheden. Het MT maakt nu bijvoorbeeld zelf een besluiten- en actielijst. Tinka praat Mascha achteraf bij, waarna Mascha mij helpt bij het beheren van de acties. Het werkt eigenlijk beter dan ik had gedacht.’

Gatekeeper

Mascha’s functie is ook veranderd door de internationalisering en de verschillende deelnemingen die Indes heeft. Zij legt uit: ‘Drie à vier keer per jaar hebben we een vergadering met de aandeelhouders van de diverse deelnemingen. Structuur aanbrengen én houden is een belangrijk onderdeel daarbij. Verder heb ik nu contact met ambassadediensten als ik reizen en visa voor China moet regelen. Dat was even wennen; Chinezen communiceren heel anders dan Nederlanders. Wij zijn zo direct, dat is echt een cultuurverschil.’ ‘Mascha regelt veel, dat geeft mij tijd en rust. Ze is mijn gatekeeper’, vult Henk aan, ‘zij filtert de telefoontjes. Mijn zakenpartners bellen vaak al rechtstreeks naar haar. Mascha heeft een goede relatie met hen opgebouwd en ze communiceert goed. Daarover krijg ik vaak complimenten.’

Mensenwerk

Mascha en Henk denken beiden dat de functie van office manager zal blijven veranderen. Henk: ‘De functie zal steeds minder uitvoerend worden. Dat vraagt andere kwaliteiten dan voorheen.’ Mascha knikt: ‘Vroeger hadden we een postmap voor alle inkomende en uitgaande post. Dat wordt nu allemaal digitaal gearchiveerd. Een brief dicteren is verleden tijd en mailtjes typt Henk gewoon zelf. Wat ik heel leuk vind, is de begeleiding van de stagiaires van de secretaresseopleiding. Zij leren van mij hoe het in de praktijk werkt en ik leer van hen hoe het nu op de opleiding gaat. Na al die jaren bij Indes ken ik de medewerkers goed en kan ik steeds meer een luisterend oor bieden. Het is mensenwerk, dat maakt het extra leuk.’