De secretaresses bij De Woonplaats in Enschede vormen een hecht team. ‘Je moet elkaar vertrouwen en voor elkaar willen werken. Bij de invulling van de vacature heb ik goed gekeken wie bij ons past’, vertelt teamleider secretariaat Ellen Groote Haar. ‘Toen Allegro Talent Manon Reijmerink voorstelde, was het plaatje compleet.’

 In eerste instantie had De Woonplaats zelf een personeelsadvertentie geplaatst om de vacature voor secretaresse te vervullen. ‘We werden overspoeld door reacties’, vertelt Ellen, ‘maar de kwaliteit liet te wensen over. Daarom besloten we een gespecialiseerd bureau in te schakelen. Dat was Allegro Talent. Anja Venhoeven komt zelf uit het vak, dat is een groot voordeel. Andere bureaus vragen niet voldoende door of weten niet goed wat een organisatie nodig heeft. Alle kandidaten die Anja voordroeg, hadden de gewenste competenties.’ Manon Reijmerink was één van die kandidaten. Ook zij is blij met de werkwijze van Allegro Talent. ‘Als werkzoekende ben je kwetsbaar. Een sollicitatie blijft spannend en een teleurstelling is nooit leuk. Allegro Talent vraagt ook aan kandidaten wat zij precies zoeken. Zij kijkt kritisch of jij past binnen het bedrijf waar de vacature uitstaat. Zo wordt de kans op een goede match vergroot.’

Manon Reijmerink

Open cultuur

De Woonplaats in Enschede kent een prettige, open bedrijfscultuur, die wordt gekenmerkt door kantoortuinen en flexplekken. ‘Iets heel anders dan ik gewend was’, aldus Manon. ‘Ik werk voor de manager Klant & Wijken en de manager Financiën. Zij hebben geen eigen kantoor, maar onze bureaus staan dicht bij elkaar. We werken met open agenda’s, wat betekent dat we elkaars afspraken kunnen zien. Daar moest ik erg aan wennen. Ik heb geen ‘waakhondfunctie’, hoewel ik nog wel degene ben die een afspraakverzoek voor de managers accepteer. Of niet.’ ‘Die open cultuur is heel laagdrempelig’, vervolgt Ellen, ‘de manager sluit zich niet meer op in zijn kantoor, zoals vroeger vaak gebeurde. Natuurlijk zijn er wel vergaderruimtes en stilteplekken, waarin iemand zich kan terugtrekken als dat nodig is. Sinds we acht jaar geleden in dit gebouw kwamen, is deze manier van werken ingevoerd en het bevalt prima.’

Zelfstandig

Is de huidige functie van secretaresse nog wel te vergelijken met die van tien jaar terug? Manon: ‘Veel functies zijn nu op hbo-niveau, de naam ‘management assistente’ dekt dan de lading beter. Ik pak zelfstandig taken op voor mijn manager. Zo ben ik bijvoorbeeld het aanspreekpunt voor de huurdersverenigingen. Ook de manager is dingen zelf gaan doen, mailen bijvoorbeeld. Maar het zou hem echt te veel tijd kosten als hij álles zelf zou moeten doen. Maak maar eens een jaarlijks vergaderschema voor zeven vergaderingen met vier verschillende gemeenten en in achtneming van de wettelijke termijnen! Het komt erop neer dat ik mijn managers handvatten geef om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Structureren, filteren, meedenken, signaleren, aanvoelen, daar draait het om.’

‘De secretaresse van nu is veel proactiever dan vroeger’, vult Ellen aan. ‘Ze is inhoudelijk beter op de hoogte, zodat ze meer zaken zelfstandig kan voorbereiden en afhandelen. Wij werken met een secretaresseteam. De kracht van een hecht team is gebaseerd op vertrouwen. Alleen dan is feedback mogelijk, waardoor iemand zich kan ontwikkelen en kan groeien. Eén keer per week lunchen we samen om elkaar bij te praten, waardoor we gemakkelijker zaken van elkaar kunnen overnemen. Vakanties zijn geen probleem, er is altijd een secretaresse beschikbaar voor de managers. Digitalisering wordt natuurlijk in ons beroep ook steeds belangrijker. Het papieren archief is bijna verdwenen, er wordt digitaal ondertekend, we gebruiken Dropbox voor vergaderstukken. Daarom denk ik voortaan mee bij de invoering van nieuwe software. Vroeger werd het secretariaat in het voortraject vergeten, terwijl het juist grote gevolgen heeft voor de manier waarop secretaresses werken.’